SÄHKÖPOSTIVIESTIN MUOTOILU

Sähköposti piilottaa mm. lähettäjän eleet, ilmeet, äänensävyt, ulkonäön, pukeutumisen ja mielialan, joten ole tarkka viestin muotoilun kanssa.

Muista siksi kohteliaisuus (esimerkiksi konditionaalin käyttö ja alku- ja lopputervehdykset). Sano se, mitä kasvokkainkin voisit sanoa. Sähköpostiviestinnässä on samat vuorovaikutuksen periaatteet kuin todellisessa elämässä. Omien kasvojen ja vastapuolen kasvojen suojeleminen on tärkeää.

 YLEISIÄ PERIAATTEITA SÄHKOPOSTIN KIRJOITTAMISESSA

 1. Vastaa viesteihin välittömästi. Mikäli tarvitset asian selvittämiseen pidemmän ajan, kuittaa viesti ja kerro palaavasi asiaan myöhemmin.

 2. Harkitse tarkkaan henkilökohtaisen viestin jatkolähettämistä (fwd). Mieti, hyväksyisikö viestin lähettäjä sen. Jos et ole varma, älä lähetä viestiä eteenpäin.

 3. Jos lähetät liitteen, varmista, voiko vastaanottaja ottaa sen meiliinsä ja varmista, ettei sen koko ole liian suuri. Älä koskaan lähetä pelkkää liitetiedostoa, vaan kirjoita aina mukaan saate eli tervehdysviesti ja varsinainen sähköpostiviesti, joka kertoo, mitä liitteessä on sisällä.

 4. Kirjoita viestille selvä otsikko, josta vastaanottaja näkee, mikä viestin aihe on.

 5. Tervehdi lyhyesti viestin alussa, ja lopeta viesti sopivalla tervehdyksellä tai toivotuksella.

 6. Pidä viesti lyhyenä. Sopiva viestin pituus on maksimissaan näytön mittainen viesti. Muista kappalejaot, eli jaksota teksti lyhyemmiksi osiksi.

 7. Älä määräile. Ole kohtelias, esitä vaihtoehtoja. Esimerkiksi imperatiivi eli käskymuoto tuntuu sähköpostissa hyvin epäystävälliseltä.

8. Opettele tavallisimmat lyhenteet, kuten ma-pe, klo, ap/ip, tai englanninkielinen ASAP (as soon as possible).

 9. Lue viesti aina uudelleen ennen lähettämistä. Jos kyseessä on tärkeä virallinen viesti, tarkista myös oikeinkirjoitus.

 10. Älä käytä hymiöitä virallisissa sähköposteissa.


Last modified: Tuesday, 29 January 2019, 2:31 PM